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đŸ·ïž Utiliser les tags pour crĂ©er des collections de documents dans Outmind

Ajoutez des tags à vos documents pour créer des collections transverses, accessibles depuis tous vos outils.

Écrit par Nicolas Movio

Les tags vous permettent de regrouper, classer et retrouver facilement des documents autour d’une mĂȘme thĂ©matique, quelle que soit leur source (Drive, mails, Teams, etc.).

📚 À quoi servent les tags dans Outmind ?

Dans Outmind, vous pouvez appliquer un tag Ă  tous types de contenus :

  • Fichiers (PDF, Word, etc.)

  • Pages web

  • Emails

  • Messages de discussion (Slack, Teams, etc.)

Cela vous permet de :

  • CrĂ©er des collections thĂ©matiques (ex : "Appels d’offres", "RĂ©fĂ©rences commerciales", "RH").

  • Marquer des documents comme ressources utiles Ă  rĂ©utiliser plus tard.

  • Centraliser des documents dispersĂ©s dans diffĂ©rents outils.

💡 Outmind applique les tags en surcouche Ă  vos outils, ce qui veut dire que vous pouvez regrouper dans un mĂȘme tag un document Teams, un email Outlook et un fichier Google Drive.

đŸ€ Qui peut voir les tags ?

Dans Outmind, il existe deux types de tags : les tags d’équipe (collaboratifs) et les tags privĂ©s (personnels).

  • Les tags d’équipe sont visibles par vos collĂšgues.

  • Les tags privĂ©s sont uniquement visibles par vous, mĂȘme si d’autres personnes ont accĂšs au mĂȘme document.

📌 Important :
Taguer un document ne modifie jamais ses droits d’accĂšs. Si vous taguez un document privĂ© (comme un email personnel), vos collĂšgues ne pourront pas y accĂ©der, mĂȘme si le tag est partagĂ©.

Outmind respecte toujours strictement les droits d’accùs individuels aux documents.

➕ Ajouter un tag sur un document

  1. Passez la souris sur le document souhaité.

  2. Cliquez sur l’icîne "Ajouter un tag" qui apparaüt au survol (ou clic droit > "Ajouter tag").

  3. Dans la fenĂȘtre qui s’ouvre :

    • Recherchez un tag existant.

    • Cliquez sur un tag suggĂ©rĂ©.

🆕 CrĂ©er un nouveau tag

Vous pouvez créer un tag :

  • Depuis la section « Tags » (en bas Ă  gauche, dans le menu des filtres) :

    1. Cliquez sur la petite croix (+) Ă  droite du titre.

    2. Renseignez le nom, la couleur, et la hiérarchie éventuelle.

đŸ–Šïž Modifier un tag existant

  1. Dans la section Tags d’équipe (menu de gauche), cliquez sur les 3 points Ă  droite du tag.

  2. Choisissez Modifier le tag.

  3. Modifiez le nom, la couleur ou la hiérarchie.

  4. Cliquez sur Modifier le tag pour valider.

đŸ—‘ïž Supprimer un tag

Supprimer un tag d’un document

  • Cliquez sur la croix Ă  droite du tag dans le document concernĂ©

Supprimer complĂštement un tag

  1. Dans le menu des Tags d’équipe, cliquez sur les 3 points Ă  droite du tag.

  2. Cliquez sur Supprimer.

⚠ Cela supprime le tag de tous les documents oĂč il Ă©tait utilisĂ©, pour vous et vos collĂšgues.

📝 Bon à savoir

  • Tous les tags que vous crĂ©ez peuvent ĂȘtre filtrĂ©s depuis le menu Tags d’équipe, pour retrouver vos collections plus facilement.

  • Vous pouvez modifier et supprimer uniquement les tags que vous avez crĂ©Ă©s, sauf si vous disposez de droits admin spĂ©cifiques.

  • Il est possible de structurer les tags en arborescence, pour organiser vos collections par sous-thĂ©matiques.

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?