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đŸ·ïž Utiliser les tags pour crĂ©er des collections de documents dans Outmind

Ajoutez des tags à vos documents pour créer des collections transverses, accessibles depuis tous vos outils.

Olivier Godard avatar
Écrit par Olivier Godard
Mis à jour il y a plus de 2 semaines

Les tags vous permettent de regrouper, classer et retrouver facilement des documents autour d’une mĂȘme thĂ©matique, quelle que soit leur source (Drive, mails, Teams, etc.).

📚 À quoi servent les tags dans Outmind ?

Dans Outmind, vous pouvez appliquer un tag Ă  tous types de contenus :

  • Fichiers (PDF, Word, etc.)

  • Pages web

  • Emails

  • Messages de discussion (Slack, Teams, etc.)

Cela vous permet de :

  • CrĂ©er des collections thĂ©matiques (ex : "Appels d’offres", "RĂ©fĂ©rences commerciales", "RH").

  • Marquer des documents comme ressources utiles Ă  rĂ©utiliser plus tard.

  • Centraliser des documents dispersĂ©s dans diffĂ©rents outils.

💡 Outmind applique les tags en surcouche Ă  vos outils, ce qui veut dire que vous pouvez regrouper dans un mĂȘme tag un document Teams, un email Outlook et un fichier Google Drive.

đŸ€ Qui peut voir les tags ?

Dans Outmind, il existe deux types de tags : les tags d’équipe (collaboratifs) et les tags privĂ©s (personnels).

  • Les tags d’équipe sont visibles par vos collĂšgues.

  • Les tags privĂ©s sont uniquement visibles par vous, mĂȘme si d’autres personnes ont accĂšs au mĂȘme document.

📌 Important :
Taguer un document ne modifie jamais ses droits d’accĂšs. Si vous taguez un document privĂ© (comme un email personnel), vos collĂšgues ne pourront pas y accĂ©der, mĂȘme si le tag est partagĂ©.

Outmind respecte toujours strictement les droits d’accùs individuels aux documents.

➕ Ajouter un tag sur un document

  1. Passez la souris sur le document souhaité.

  2. Cliquez sur l’icîne "Ajouter un tag" qui apparaüt au survol (ou clic droit > "Ajouter tag").

  3. Dans la fenĂȘtre qui s’ouvre :

    • Recherchez un tag existant.

    • Cliquez sur un tag suggĂ©rĂ©.

🆕 CrĂ©er un nouveau tag

Vous pouvez créer un tag :

  • Depuis la section « Tags » (en bas Ă  gauche, dans le menu des filtres) :

    1. Cliquez sur la petite croix (+) Ă  droite du titre.

    2. Renseignez le nom, la couleur, et la hiérarchie éventuelle.

đŸ–Šïž Modifier un tag existant

  1. Dans la section Tags d’équipe (menu de gauche), cliquez sur les 3 points Ă  droite du tag.

  2. Choisissez Modifier le tag.

  3. Modifiez le nom, la couleur ou la hiérarchie.

  4. Cliquez sur Modifier le tag pour valider.

đŸ—‘ïž Supprimer un tag

Supprimer un tag d’un document

  • Cliquez sur la croix Ă  droite du tag dans le document concernĂ©

Supprimer complĂštement un tag

  1. Dans le menu des Tags d’équipe, cliquez sur les 3 points Ă  droite du tag.

  2. Cliquez sur Supprimer.

⚠ Cela supprime le tag de tous les documents oĂč il Ă©tait utilisĂ©, pour vous et vos collĂšgues.

📝 Bon à savoir

  • Tous les tags que vous crĂ©ez peuvent ĂȘtre filtrĂ©s depuis le menu Tags d’équipe, pour retrouver vos collections plus facilement.

  • Vous pouvez modifier et supprimer uniquement les tags que vous avez crĂ©Ă©s, sauf si vous disposez de droits admin spĂ©cifiques.

  • Il est possible de structurer les tags en arborescence, pour organiser vos collections par sous-thĂ©matiques.

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?