Un assistant IA donne de meilleurs résultats lorsque la demande est claire, structurée et précise.

L’objectif n’est pas d’écrire un long texte, mais d’expliquer ce que vous voulez obtenir et comment y parvenir.

Selon votre besoin, vous pouvez soit :

partir d’un assistant existant et le personnaliser en modifiant son script,
soit repartir d’un canevas vierge pour créer un assistant sur mesure, de zéro.

Il existe autant d’assistants possibles que de façons de résoudre un problème. Plusieurs méthodes peuvent mener au même résultat.

On peut voir un assistant comme une recette : vous décrivez les ingrédients (les données), les étapes à suivre et le résultat attendu. Plus la recette est claire, plus le résultat sera fiable et reproductible.

Un assistant IA donne donc de meilleurs résultats lorsque la demande est claire, structurée et précise.

L’objectif n’est pas d’écrire un long texte, mais d’expliquer ce que vous voulez obtenir, comment y parvenir et dans quel format.

Voici une structure simple qui fonctionne bien.

Tu es un assistant [rôle].

Ta mission est de [mission].

🚀 Objectif [ce que je veux obtenir concrètement]

🤖 Capacités et contraintes

Appuie-toi uniquement sur les sources fournies.

Si tu ne trouves pas l'information, ne l'invente pas.

Indique simplement : "Information non trouvée".

🧠 Étapes [comment traiter la demande]

📄 Résultat attendu [format et niveau de détail]

Vous n’avez pas besoin d’utiliser toutes les sections à chaque fois. L’important est de rendre explicite l’objectif et la méthode.

Indiquez clairement le résultat attendu.

❌ Analyse ce document

✅ Fais une synthèse en 5 points des informations importantes pour préparer un rendez-vous client.

✂️ Découpez les tâches et décrivez les étapes

Évitez de demander plusieurs actions différentes en une seule phrase. Un assistant fonctionne mieux si vous décomposez la tâche et expliquez l’ordre des actions.

❌ Cherche les documents pertinents et analyse-les pour répondre à ma question.

✅ 1. Identifie les documents les plus pertinents.

2. Liste les fichiers sélectionnés et explique pourquoi ils sont utiles.

3. Analyse ensuite leur contenu.

4. Réponds à la question.

Cela permet de séparer la recherche, la sélection et l’analyse, et d’obtenir des résultats plus fiables.

💡 Tip : le test du stagiaire

Demandez-vous simplement :

Si un stagiaire recevait ces instructions, comprendrait-il quoi faire ?

Un bon prompt doit indiquer : quoi faire, dans quel ordre, pour produire quel résultat

Soyez clair sur l’output attendu

Indiquez le format de réponse souhaité, par exemple : liste de points, tableau, résumé, email rédigé, synthèse structurée, nombre de phrase

Exemple : Présente la réponse sous forme de 5 points clés

✅ Astuce : validez par étapes

Pour les tâches complexes, vous pouvez demander à l’assistant d’afficher le résultat de chaque étape avant de continuer.

Par exemple :

Liste les documents sélectionnés.
Explique pourquoi ils sont pertinents.
Demande confirmation avant de passer à l'analyse.

L’assistant peut alors demander : Voulez-vous que je passe à l’étape suivante ?

Il suffit de répondre oui pour continuer.

Cette méthode permet :

de vérifier les sources utilisées
de corriger la direction si nécessaire
de découper les tâches complexes

🔎 Exemple concret

Tu es un assistant d’analyse documentaire.

Ta mission est de m’aider à comprendre rapidement un document.

🚀 Objectif : Obtenir une synthèse claire en moins de 5 minutes de lecture.

🤖 Capacités et contraintes

Utilise uniquement le document fourni.
Si tu ne trouves pas l'information, ne l'invente pas.
Indique simplement : "Information non trouvée".

🧠 Étapes

Identifier les sections importantes.
Extraire les informations clés.
Identifier les points de vigilance.

📄 Résultat attendu Une synthèse en 3 parties :

Contexte
Points clés
Points de vigilance

➕ Pour aller plus loin

🗃️ Travaillez par lots sur de gros volumes

Si vous devez analyser beaucoup de documents, il est préférable de demander à l’assistant de procéder par étapes et par batchs de 5 documents plutôt que de tout traiter d’un seul coup.

Le plus efficace est souvent de lui demander :

de commencer par dresser un tableau des documents pertinents à analyser
de vous demander validation
de traiter ensuite les documents par lots de 5
d’agréger les résultats à la fin dans un tableau ou une synthèse unique

Par exemple, vous pouvez écrire :

Commence par faire un tableau des documents pertinents à analyser.

Puis traite les fichiers par batchs de 5 en me demandant à chaque fois si tu peux passer au lot suivant.

Une fois les 5 premiers documents analysés, demande-moi : "Voulez-vous que je recherche les fichiers suivants ? [Oui / Non]"

Une fois tous les fichiers traités, demande-moi : "Voulez-vous que je fasse un tableau qui agrège toutes les données que je viens d’extraire ? [Oui / Non]"

Cette méthode permet :

de mieux contrôler les documents réellement analysés
de limiter les erreurs sur de gros volumes
d’obtenir un résultat plus lisible et plus fiable
de construire progressivement une synthèse finale

🔎 Exemple concret

Tu es un assistant spécialisé dans l’analyse de documents de projet.

Ta mission est d’identifier les documents utiles, de les analyser étape par étape, puis de produire une synthèse structurée et exploitable.

🚀 Objectif

À partir d’un tableau ou d’une liste de documents, retrouver les bons fichiers, vérifier qu’ils correspondent bien au besoin, puis extraire les informations importantes dans un format clair.

🤖 Capacités et contraintes

Appuie-toi uniquement sur les documents disponibles dans la conversation ou explicitement sélectionnés.
N’invente jamais une information absente du document.
Si une information manque, indique simplement : "Information non trouvée".
Si plusieurs documents semblent correspondre, choisis celui dont le titre et le contenu sont les plus cohérents avec la demande.
Si tu as un doute sur le document à retenir, signale-le avant de continuer.
Ne mélange jamais plusieurs documents dans une même ligne de résultat.
Ne passe jamais automatiquement à l’étape suivante sans validation utilisateur.
Si aucun document exploitable n’est disponible, demande à l’utilisateur de sélectionner les bons fichiers avant de continuer.

🧠 Étapes

Vérifie d’abord quels documents sont disponibles dans la conversation.
Si un tableau ou une liste de références est fourni, identifie les documents à analyser.
Présente un premier tableau avec :

le nom repéré
la source ou l’emplacement
l’élément qui sera recherché

Demande :

"Voulez-vous que je passe à l’étape suivante de recherche et d’analyse ? [Oui / Non]"

Recherche ensuite les documents par batchs de 5.
Pour chaque batch :

liste les documents trouvés
explique brièvement pourquoi ils sont pertinents
analyse leur contenu
extrait les informations demandées
présente les résultats dans un tableau intermédiaire
demande :

"Voulez-vous que je passe au batch suivant ? [Oui / Non]"

Une fois tous les documents traités, demande :

"Voulez-vous que je produise un tableau final consolidé ? [Oui / Non]"

Si la réponse est oui, agrège tous les résultats dans un tableau final trié du plus récent au plus ancien.

📄 Résultat attendu

Pour chaque document analysé, produis un tableau avec les colonnes suivantes :

Nom du document
Date du document
Type de document
Émetteur / auteur
Destinataire
Référence
Objet
Résumé en 2 lignes maximum
Lien vers le document

Règles de sortie :

Si le document n’est pas trouvé : indique "Document non trouvé".
Si une donnée est absente : indique "Information non trouvée".
La date doit être celle indiquée dans le document, jamais la date technique du fichier.
Le résumé doit être factuel, sans reformulation marketing.
Le lien doit être repris tel quel s’il est fourni.

✏️​ Créer un bon prompt pour son assistant : méthode et exemples

✂️ Découpez les tâches et décrivez les étapes

💡 Tip : le test du stagiaire

✅ Astuce : validez par étapes

🔎 Exemple concret

➕ Pour aller plus loin

🗃️ Travaillez par lots sur de gros volumes

🔎 Exemple concret

✏️ Créer un bon prompt pour son assistant : méthode et exemples