Outmind s’appuie sur Ragie (prestataire tiers) pour indexer ces vecteurs et synchroniser les mises à jour.

Données traitées : texte extrait des fichiers + metadata.
Chiffrement : données chiffrées en transit (TLS) et au repos (AES‑256) côté Ragie.
Hébergement : Ragie héberge ses services aux États‑Unis.
Activation : la vectorisation est désactivée par défaut et activable source par source dans Outmind.
Effets immédiats : meilleure compréhension des requêtes imprécises, retrieval multi‑documents, extraits plus pertinents.

🧩 À quoi sert la vectorisation dans Outmind ?

La vectorisation permet d’effectuer des recherches par sens (sémantiques) plutôt que par mots‑clés stricts.

Elle permet également de retrouver des éléments, même si l’utilisateur n’emploie pas la même terminologie que le document.

⇒ Meilleure tolérance au flou (synonymes, formulations orales, mémoire partielle).

Enfin, elle permet d’agréger des extraits issus de plusieurs documents pertinents pour répondre à une question.

⇒ Réponses enrichies par des extraits contextuels précis (top chunks), avec la possibilité d’assembler des passages issus de sources différentes.

Exemples concrets :

« Tu peux me retrouver le fichier où on avait eu des problèmes avec le client sur le béton vibré ? »
Sans vectorisation : recherche exacte par mots‑clés, risque d’oubli si le terme exact n’apparaît pas.
Avec vectorisation : compréhension du sujet et des proches sémantiques, meilleure remontée des lettres pertinentes.
Recherche de lettres / courriers dans des dossiers volumineux (1 000–3 000 docs) à partir de formulations floues.
Préparation de réponses d’offre : retrouver des projets similaires et produire une synthèse rapide (objet, méthode, chef de projet, etc.).

⚙️ Comment ça marche (Outmind)

Création d’une source vectorisée

Deux types de sources existent :

Sources personnelles & partagées :
- Une option « Vectorisation » est disponible dans la modale de création pour les administrateurs sur Outmind uniquement pour cette première version.

Pour les sources partagées, pas de prise en compte des permissions par la source vectorisée partagée.

Le dropdown des permissions est positionné sur « Sans permissions » et désactivé (non modifiable).

Par défaut : l’option est désactivée. L’activation relève d’un choix explicite de l’admin (conformité : transfert vers un tiers).

Utilisation et expérience

Les sources vectorisées coexistent avec les non vectorisées :
- sélection dans une discussion, dans un assistant ou dans DocChat sans différence visuelle ;
- peuvent être utilisées seules ou en combinaison avec d’autres sources.

Supprimer une source vectorisée

Manipulation identique aux autre sources.

📊 Données traitées

Qu’est‑ce qui est envoyé à Ragie ?

Le fichier complet
Métadatas (arborescence, chemin du parent, dates, etc)

Qu’est‑ce que Ragie stocke ?

Les binaires des fichier.

Où vont les données ?

Hébergement : les services de Ragie sont situés aux États‑Unis.
Transfert international : activer la vectorisation implique un transfert vers un pays tiers. Les admins doivent vérifier la base légale et les mécanismes de transfert appropriés (ex. SCC), au regard de leurs obligations (RGPD).

Sécurité et conformité

Chiffrement : TLS en transit, AES‑256 au repos.
Certifications : SOC 2 Type I et CASA ; SOC 2 Type II annoncé.
Bonnes pratiques : isolation virtuelle par partition.

Conservation & suppression

Conservation : tant que la source est active, ses chunks/embeddings restent indexés chez Ragie.
Suppression : par suppression de la source ou outillage d’effacement à la demande (purge). L’effacement chez Ragie est irréversible et peut nécessiter un délai de propagation.

Références utiles

Ragie — Terms of Service
Ragie — Privacy Policy

🔢 Vectorisation des données