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đŸ‘ïž Utiliser les Filtres personnalisĂ©s pour crĂ©er des vues mĂ©tier ciblĂ©es

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Écrit par Olivier Godard
Mis à jour il y a plus de 2 semaines

🎯 Objectif

Permettre de configurer des filtres mĂ©tiers rĂ©utilisables, qui donnent accĂšs en un clic Ă  des ensembles de sources documentaires cohĂ©rentes (ex : tous les fichiers d’un client, d’un projet, ou d’un pĂ©rimĂštre gĂ©ographique).

🧠 Pourquoi utiliser des filtres personnalisĂ©s ?

Outmind permet de centraliser tous vos contenus. Mais face à un grand volume, il devient parfois nécessaire de :

  • Restreindre une recherche Ă  un pĂ©rimĂštre prĂ©cis (ex : BU, site, projet)

  • CrĂ©er des accĂšs simplifiĂ©s pour des populations spĂ©cifiques (ex : Ă©quipe juridique, pĂŽle technique, rĂ©gion Île-de-France
)

Les filtres personnalisés permettent de faire cela, sans modifier les droits ni la structure des sources.

✅ BĂ©nĂ©fices

  • Gain de temps pour accĂ©der aux bonnes sources

  • Standardisation des vues entre utilisateurs

  • Facilite l’onboarding des nouveaux arrivants

  • Moins d’erreurs de pĂ©rimĂštre lors des recherches

  • FlexibilitĂ© totale (vous pouvez crĂ©er, renommer, supprimer des filtres librement)

📌 À retenir

Les Filtres personnalisés dans Outmind sont une couche de structuration puissante et invisible, qui permet à vos équipes de :

  • Ne pas se noyer dans la masse documentaire

  • AccĂ©der aux bonnes informations selon leur rĂŽle

  • Retrouver plus vite ce qui est pertinent pour eux

đŸ› ïž Ces filtres n’altĂšrent pas les sources ni les droits — ils facilitent simplement l’accĂšs Ă  l’essentiel.

⚙ Comment ça fonctionne ?

đŸ§© 1. CatĂ©gories de filtres

Les catégories permettent de regrouper les filtres personnalisés par thématique ou usage :

Exemples de catégories :

  • Clients

  • Zones gĂ©ographiques

  • Équipes / mĂ©tiers

  • Typologies documentaires

Seuls les administrateurs peuvent créer ou modifier les catégories.
Elles sont visibles de tous les utilisateurs une fois créées.

đŸ§· 2. Filtres personnalisĂ©s

Un filtre correspond à une sélection de sources (ou arborescences de sources) préconfigurée.
Exemples :

  • Client EDF : tous les dossiers contenant des documents pour EDF

  • Agence Lyon : serveur rĂ©gional + Drive d’équipe

  • AO / MarchĂ©s publics : Drive juridique + dossiers “AO” dans SharePoint

Les utilisateurs peuvent ensuite cliquer sur un filtre pour l’appliquer avant ou pendant une recherche, comme n’importe quel autre filtre de source.

đŸ—‚ïž 3. Groupes de filtres

Les groupes permettent d’organiser plusieurs filtres au sein d’une mĂȘme catĂ©gorie.

Exemples :

  • CatĂ©gorie Clients avec un groupe Grands Comptes contenant les filtres EDF, SNCF, Orange


  • CatĂ©gorie Zones gĂ©ographiques avec un groupe International contenant USA, UK, Allemagne


Les filtres d’un mĂȘme groupe sont combinĂ©s entre eux avec un OU, tandis que les groupes ou catĂ©gories sont combinĂ©s avec un ET.

🔍 Cas d’usages concrets

đŸ‘· Regrouper les donnĂ©es d'un client

Filtre : Chantier Grand Stade Saint-Denis
➝ Dossiers dans le Serveur sur le chantier Grand Stade Saint-Denis

➝ Site SharePoint Grand Stade Saint-Denis

đŸ€ Clients par secteurs

Catégorie : Clients
Groupe : Finance & assurance, Industries, BTP & immobilier
Filtres : EDF, Enedis, SNCF, CIC, BNP

🌍 DonnĂ©es par zone gĂ©ographique

Catégorie : Zones géographiques
Filtres : Europe, Asie-Pacifique
➝ AccĂšs direct aux contenus d’une rĂ©gion

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